论企业法律管理

41 2007-04-19 00:00

      随着我国社会主义市场经济的逐步完善和各项法律法规的日益完备,以及我国加入WTO,企业在经营、管理活动中涉及的法律事务越来越多,企业法律事务工作也日显重要。因此,一些有远见的企业和企业家对企业的法律事务也格外重视。他们不仅聘请专职律师担任企业的法律顾问,甚至还成立专门的法律事务部门,聘用法律专业人员处理企业的日常法律事务,以维护企业的合法权益。    一、企业法律管理工作的现状及认识    纵观我国企业公司的法律管理工作,存在着以下三种模式。第一种情况是企业根本没有把法律管理工作纳入日常的企业经营、管理之中,更不用说成立相应的职能部门和配置相应的人员。因此,这种情况使得企业的法律风险处在一种无序的状态。造成这种情况的原因,一是受长期计划经济的影响,企业的管理层还没有完全用市场经济观点看待企业的经营、管理中涉及的法律问题。二是认识上的误区,认为只有打“官司”才能用到法律,把打“官司”与法律等同起来,认为企业的日常经营、管理根本涉及不到法 律工作。第二种情况是有的企业设立相应的法律职能部门,配置相应的人员。这种情况说明了企业领导层对法律管理工作的重视。但有的企业并没有把企业法律部门的作用真正发挥出来,似乎只是作为一个摆设。其他的职能部门对法律管理部门的工作不予积极配合,甚至推诿、扯肘。第三种情况是企业不仅设立相应的法律职能部门,而且聘请律师事务所的专业律师全过程地做企业的法律事务。企业的这种法律管理模式是科学的、合理的。由律师事务所担任一个企业的常年法律顾问,是最小成本化达到最高的经济效益。因为律师事务所是以整体资源为企业提供法律服务。在社会分工愈加细密,法律法规愈加完善的情况下,法律事务的分工是朝着专业化方向发展。因此,企业的法律事务仅仅依靠企业内部的法律人员是远远不行的。现在大集团、大公司、管理规范企业都是以第三种企业法律管理模式操做的。    虽然越来越多的企业认识到法律事务工作的重要性,但存在的一些误区使得企业法律工作没有准确的定好位。要使企业的经营管理法制化、理性化、规范化,企业要克服以下几个认识“误区”:   (一)“花瓶论”——认为企业法律事务工作犹如“花瓶”一样,是一种摆设,企业法律事务工作可有可无。“别的公司有法律事务机构,我也设立一个摆摆样子。   (二)“降低效率论”——认为企业法律事务不仅不能为公司创造价值,反而使公司管理环节与流程变得复杂、繁琐,增加了公司管理费用,降低了公司运作效率,进而认为法律事务工作应当完全取消。   (三)“唯诉讼论”——此种观点认为,企业法律事务无外乎“打几个官司”而已。至于如何吸取本企业的诉讼教训,如何借鉴其他企业官司的经验,充分运用法律规定,化解乃至避免官司的出现,并未在考虑之列。由于受我国当前法制状况、司法环境、法制传统与法律文化等诸多宏观因素的影响,以及我国的市场经济无法与西方市场经济相比拟等现实,使得我国的公司企业没有把企业法律管理工作摆到应有的位置,企业法律工作地认识和建设还不能适应现在及未来的形势发展。    二、企业法律事务管理的必要性和紧迫性    企业的经营管理中要面临着决策风险、投资风险、市场风险、财务风险等各种风险的同时,还面临着法律风险,而法律风险的有效防范和规范运作,就能最大限度减少和降低决策风险、投资风险、市场风险、财务风险等风险。企业的法律事务管理在市场经济条件下是基础性工作,犹如万丈高楼首先要有坚固可靠的地基一样,只有把企业法律工作做好,才能最大限度保证企业的有序、健康运转。应该说,财务管理的重要性已经得到中国企业的认可,而在企业内部建立法律事务管理系统究竟有无价值以及价值何在——这尚未得到大多数中国企业的认同。从长远来看,中国加入WTO后,中国企业在市场经济条件下将摆脱对权利依赖或者影响,企业的游戏规则是法律、法规而不是计划体制下的行政权利因素,因此中国企业面临的法律事务将急剧增加,防范和化解法律风险,避免“法律陷阱”已成为企业经营管理中面临的重大课题。    当今时代条件下,企业经营管理等活动与一个国家的法律法规有着十分密切的关系,主要体现在:    一是市场经济就是法制经济,企业的游戏规则就是国家的法律法规,而不是计划经济体制下靠行政手段解决问题。在现代法治社会,政府对社会的管理主要通过各种法律法规的实施来实现。企业作为国家经济活动的基本主体,必然也在国家法律法规调整的范围之列,受国家法律法规的约束。参与市场经济的企业,如果不知法、不懂法,就有可能在不知不觉中使企业的合法权益受到侵害,甚至违法而受到法律制裁。    二是企业经营管理的整个过程,从宏观上看,可以理解为各种类型合同的谈判、签订、履行、解决纠纷的进程。企业的经营目标主要依赖各个合同正常、实际履行来实现。而合同的谈判、签订、履行和纠纷的处理,均必须符合有关的法律法规。企业签订的合同,是确立企业在经济活动中权利和义务具有的法律约束力的协议,是企业实现其经济目的,维护自身合法权益的重要保障。因此,企业的合同是国家有关法律法规在企业的具体延伸。企业合同质量如何对企业的重要意义是显而易见的。所以,企业在经济活动中,要有专业法律人员审核合同,唯有如此,才能最大限度的维护企业的利益。    三、企业法律工作的特点、内容及功能    (一)企业法律事务管理的主要特点是:    1、企业法律事务管理所创造的价值是无形的。市场经济条件下,市场主体以最求利润最大化为主要和首要目标,其直观的表现为产品或者提供的服务所带来的货币收入。而企业的法律管理工作是不能直接创造财富,但企业的法律工作是保证企业在这艘大船沿着正确方向驶向目的地,而不触礁或是搁浅。人要生存离不开食物和空气,空气是看不见的,犹如企业的法律工作也是无形的,但同样是企业所必不可少的工作。    2、企业的法律事务工作是以预防为主,防范和化解法律风险,以避免发生法律纠纷为目标;其次才是依法解决、处理已发生的法律纠纷。    3、企业的法律事务工作是服务性质的,在企业的整体工作中是企业领导人在法律方面的参谋和助手。因此就要求专业律师和法律工作人员处必须具备法律知识外,还必须有高度的服务意识和很好的协作精神、奉献精神。   (二)做好企业的法律事务工作到底应做那几方面的工作,才能尽职尽责,才能完成企业所赋予的任务,才能实现设立法律职能部门的初衷,笔者认为主要为以下几个方面的工作内容和职责:    1、企业领导重大决策过程中的法律事务。包括企业的设立,投资项目的选择、谈判,重大合同的签订,企业上市,企业重大问题、突发问题的处理。    2、企业经营、管理中的全过程法律事务。如企业规章制度的制定,劳动人事的管理,各类合同的审查、起草、签订、履行,法律知识的培训,资信的调查,清欠债务……这些方面均涉及到相关的法律问题。    3、解决各种民事、经济、行政纠纷过程中的法律事务。纠纷的解决过程,不仅涉及到民事、经济、行政方面的实体性法律问题,还涉及到仲裁、诉讼、执行等程序性法律问题。   (三)与企业法律工作的内容相适应,企业内法律事务工作发挥着以下三项功能:    1、预防功能    这是企业法律管理的本质目的之所在。通过为企业领导进行重大决策提供法律意见,就企业经营、管理活动中有关法律问题提供法律服务,参与、协助企业领导和有关部门的有关工作,起草、审查企业各类合同和有关法律事务文书,解答企业的有关各个方面的法律咨询等,使企业依法进行各项经营管理活动,防止出现违法行为和各种法律漏洞,预防企业法律纠纷,避免企业经济损失。   2、挽救功能   在企业出现法律纠纷或者企业合法权益收到侵害的,通过代理企业进行协商、调解、仲裁、诉讼等活动,依法维护企业的合法权益,避免或挽回企业的经营损失。   3、宣传教育功能   在处理企业法律事务的同时,通过与企业有关部门和职工的广泛接触和解答咨询等,宣传有关法律常识,提高企业员工的法律意识,从而结合实际工作运用法律武器维护企业的合法权益。    四、企业法律事务管理中的合同管理    管理工作永远是企业的基础和首要工作,是企业永恒的主体。合同管理是企业法律事务管理的核心,是现代企业管理的重要工作。合同管理是一个系统工程、综合工程,企业的各项管理工作也都不同程度的涉及到合同管理。如公司的设立、资产的重组、企业生产原料的定购、物资的采购、产品的销售、劳动人员的管理、财务规范的管理、知识产权管理等方面,都涉及到合同管理方面。因此,笔者认为只有把合同管理做好了,才有可能做好企业的法律事务。合同的订立、履行和纠纷的解决是要法律专业人员来做的。    企业要把好合同管理,就要做好企业合同管理的“五化”建设,具体内容如下:   (一) 合同管理制度化    现代经济学已经证明了制度本身是一种资源,完善有机的制度是提高生产效率的必要条件。改变企业过去松散的“放羊式”合同管理为严明的“集约式”合同管理,不但是企业的工作人员在使用合同的有章可循,更能使企业的管理人员能对合同进行全方位的系统管理,结果在企业管理水平提升的同时也自然提高了企业的生产力水平。   (二) 合同文本标准化    对企业经常反复使用的合同,要科学的、合理的编制企业的格式合同或者是格式合同示范文本,保证合同的合法性和严密性,从而防范和化解法律风险。当然,合同文本格式化,并不是要绝对的格式化,这主要是针对实践中有的企业合同签订的不规范,无论合同形式还是合同内容都不符合《合同法》规定的应具备的条件。合同名称的不规范,合同条款的粗糙,合同条文术语使用的混乱等等方面都是合同不规范的表现。要使合同标准化,最基本的要做到合同的形式和内容要符合《合同法》有关法律法规,合同签订要规范,合同名称要规范,合同条款要细化,便于操作,合同中有关术语要准确、规范。    (三)合同订立专业化    合同的签订要有专业律师和企业法律人员全过程参与。法律的专业化使得合同的签订是一项法律专业技术很强的工作。合同订立应注意的问题,合同条款的设定,合同权利义务条款的约定,法律风险的防范,是合同管理的实质之所在。没有企业法律人员和专业律师参与合同的谈判、签订,将失去企业法律事务管理本质意义。企业法律事务的管理首要目的在于预防纠纷,防范和化解法律风险,而这个目的实现首先要落实在合同要合法、规范,因此合同签订要有法律专业人员参与。    (四)合同履行规范化    制度离不开执行,只有严格的执行才能发挥制度的效益。在对合同进行系统管理的前提下,合同的分析、交底,以及对合同使用人员进行专业培训,讲解合同基本原理及合同使用方法,提高工作人员的业务素质都必不可少。贯彻对合同的履行管理和全面履行是合同要达到的目的之所在。合同履行中,合同的变更、解除、标的物的质量、交接、验收、付款方式、对帐等问题要严格依照合同法等法律法规操作。唯有实现合同履行规范化,才能实现合同的依法依约运作,使企业合同系统管理落到实处,使合同得以顺利履行,从而达到合同的最终目的,以实现企业的经营目标。   (五)合同监督责任化   没有约束的制度不称其为制度,制度效力的发挥需要依靠监督机制。在合同管理中要涉及相应的廉政监督制度和相应的制约办法,明确合同约束机制。对合同履行存在的问题及时的反馈到法律管理部门,对合同涉及到的相应部门和相应人员责任落实到实处,使合同监督制度化、规范化。另外,通过对合同管理人员进行惩治贪污、贿赂的有关法律法规的教育,提高工作人员的自我约束意识。合同的监督是一项实实在在的工作,合同管理制度化是基础工作,使企业合同管理有章可循;合同文本标准化是企业的法律管理工作的重要内容;合同订立专业化是企业法律管理的目的和关键所在;合同履行规范化是达到合同目的,维护企业合法权益,实现企业经营目标的重要体现,而合同监督责任化是达到上述三个目标的重要保障。制度再完善、文本再标准化、合同订立再专业化,但不严格的予以执行,没有相应的有力的监督机制和奖惩规定,合同的管理就是一句空话。        合同管理是企业法律事务管理的重要内容和本质所在,而合同管理的“五化”则是做好合同管理的重要保障。    五、建立企业法律风险的防范机制的几个问题企业在市场经济条件,面临的法律风险是必不可免的,要有效的切实分解和抗御法律风险,就必须建立一种机制来提高企业行为的规范性,将法律风险的发生降低到最小限度,防患于未然,直至杜绝法律风险的发生。    所谓法律风险防范机制,实质是对于各种不规范的行为可能导致的损害甚至失败等风险,在其发生之前采取的防范措施所形成的体系。对企业经营管理中涉及到的法律事务,必须由法律管理部门及其专业法律人员全过程控制,这是建立法律风险防范机制的基本要求。没有企业的法律管理工作,就没有所谓的法律风险防范机制。    企业法律风险防范机制的建立,必须具备以下几个条件才能有可能形成比较完善的企业法律管理体系:    (一)企业的每位成员尤其是高层管理人员要具备法律管理和法律风险防范的意识和认识    存在决定意识,意识指导存在。企业的领导层在当前及未来中国市场经济的形势要求下,认识到企业法律管理工作不是可有可无的事情,而必须纳入企业的日常管理中。但能否有一个正确的认识和准确定位?企业法律管理工作的有何重要性?这又是不同企业领导层存在认识的差异,从而也导致法律管理工作的不同。企业法律管理工作,只有在企业领导层有一个正确的认识,采取有力措施,亲自抓,亲自落实,才能使企业对法律管理工作形成统一思想、统一认识,法律管理部门、法律工作人员才能有效开展工作。   (二)企业法律风险机制的建立必须具备法律管理机构、人员、制度三要素    企业法律管理工作不是空中楼阁,必须要具备基本的物质要素和制度要素。如果不成立专门的机构,聘用法律专业人员,制定完善法律管理制度,企业法律管理工作只能是一句空话。相应的机构、人员、制度是不可缺少的三要素。   (三)建立以合同为中心的企业法律管理控制体系    企业法律管理涉及到企业的方方面面,因此企业法律风险的有效防范,必须要有完备的、严密的、科学的企业法律管理控制体系。对于企业日常经营管理中涉及到的法律方面的工作,应纳入企业动态的法律管理流程中,使其处在企业法律管理控制体系之下,这样才能有效的建立企业法律风险防范机制。笔者认为以下几个方面要纳入企业动态的法律管理流程中,使其法制化、制度化、规范化:    1、合同管理    合同管理已做具体的阐述,在此不予以重复。    2、公章管理    公章是的企业象征,企业要严格公章管理制度,否则有极大的法律风险。企业的法律管理必须使公章管理纳入经常管理之中。公章必须由专人保管,使用人每次使用公章必须向企业提出申请并报经批准。每次使用公章都必须由批准人、使用人、盖章人在公章使用记录上签字。绝不允许在空白信笺上加盖公章,也不允许应个人目的使用公章,更不允许擅自携带公章外出。有的企业因为公章管理混乱,使其遭受了重大的经济损失,所以企业公章管理绝不能掉以轻心。    3、物资管理    生产原料的订购、企业日常物品的采购、产品的销售应法制化管理,使原料或者产品的出入库、验收、保管等各个环节要有严格的制度管理,以避免由于不规范而产生法律风险。    4、财务管理    财务管理的重要性,已被企业所认同,但如何依法管理,规范运作,却并不是都有正确认识。企业要严格按照《会计法》、《企业会计准则》等有关法律法规和企业财会规章制度来规范企业的财务管理。企业的发票、票据、债权凭证等方面在日常工作中如何合法、规范操作,避免法律风险是企业法律管理的题中之义。    5、资产管理    企业的房地产、机动车辆、股权股份、知识产权等资产要规范管理,产权清晰。资产所有权的登记、变更、转移要依法操作。    6、知识产权管理    时代发展到今天,已进入知识经济时代,企业的竞争体现在技术的竞争,知识、技术成为企业的决定性生产要素和主要生产资源,知识的创新和进步决定着一个企业的前途和命运。因此,在当今时代条件下,企业应比以往任何的时候要保护好自己的知识产权。要保护好知识产权,就应充分运用法律武器。我国的《专利法》、《商标法》、《著作权法》,以及相配套的知识产权法律体系已经与WTO规则接轨,知识产权立法是完善的和超前的。企业为了维护自己的利益,保护知识产权,不但要使本企业的知识产权纳入法律管理之下,而且还要建立完善的知识产权方面的管理制度,其中最重要的是保密制度。对于企业的专有技术,保密工作是至关重要的,企业的技术信息和经营是企业的无形资产,对企业的价值是至关重要的。对于企业的商业秘密,法律并非无条件的保护企业的商业秘密,保护的前提是企业必须制定保密制度,采取保密措施。因此,如何通过制定的保密制度,签订保密合同,是有效防止不正当竞争行为、保护企业的商业秘密的关键所在。    7、劳动人事管理    企业要发展关键在于人才,吸收人才使用人才,就要有合情、合理、合法劳动人事制度,而劳动人才管理必须建立在法律之上。既要维护企业的权益,保持人才队伍、职工队伍的稳定和发展,又要依法保护职工利益,形成激励和约束机制,就要在有关劳动人事法律法规章的框架内运作。劳动合同的签订、解除或者终止、劳动合同的保密条款、违约责任、竞业限制、激励和奖惩制度等方面都要依法制定,以维护企业职工双方的利益。只有建立合法、规范、完善的劳动人事管理制度,才能保证人才职工队伍的稳定,才能保证企业的长久、稳定、高速发展。企业经营管理要建立在动态的法律管理流程中,这样才能确保企业在法制化轨道中运行。   (四)律师作为企业的法律顾问要参与以合同管理为中心的全过程全方位的法律管理工作    在社会分工日益细化和法律日益完备的情况下,法律的分工也越来越细。律师是法律方面的专家和匠人,律师的法律专业知识并不是学几部法律、背几个法律条文就可以的,律师的法律的专业知识是在不断的司法实践中长期的投入和长期的积累而进行的法律知识积累,法律的原则性、概括性和现实的市场经济条件下的复杂性是需要有较深的理论功底和丰富的法律实践专业人员来阐述其中的法律问题。律师由于长年累月的从事法律工作,因此律师的法律知识、法律业务范围、法律资源和法律信息、处理法律问题的定位和尺度、律师所具有的法律赋予的权利等方面是别人无法比拟的。律师事务所与企业建立法律顾问关系是以整个律师事务所的法律资源来为企业提供法律服务的。从成本上讲是以最小的成本获得最大的效益。因此,无论从哪个角度上讲,企业的法律事务专职律师是企业不可缺少的法律资源,专业律师全过程全方位服务才能确保企业法律管理工作的质量,才能把法律工作做得更好,才能有效的建立企业的法律风险防范机制。企业法律工作只有在法律意识、机构、人员、制度到位的情况下,企业的经营管理处在动态的法律管理流程中,由专职律师对法律问题的具体操作下,才能建立全方位的企业法律风险防范机制,才能达到企业法律管理目的之所在。    随着我国市场经济的进一步发展和法律的日益完善,企业与法律的关系将日益密切——这是不争的事实。大量的事实说明,企业的法律事务工作做得越好,企业经营管理人员和职工的法律意识越高,企业越有可能正常健康的发展,越可以避免许多的法律纠纷和经济损失。相反,企业越忽视法律事务工作,企业经营管理人员的法律意识低下,企业的法律风险就会潜在增大,就会给企业造成不应有的损失,甚至还会陷入不法之徒设下的法律陷阱。在我国企业建立现代企业制度的过程中,建立完备的法律防范机制是其中一个重要的组成部分。